2017 - Rapport uit de la gekomen

Verbeter de bekendheid, de systematiek en daarmee het gebruik van de lange termijnplanning en de toezeggingenlijst. Zorg dat raadsleden weten waar deze instrumenten te vinden zijn, wat er precies in staat, hoe vaak de informatie wordt ge-update etc. Streef naar een overzichtelijk systeem om periodiek de raad te informeren over de meest relevante wijzigingen in lopende projecten. (Onderzoek de mogelijkheden om ook relevante informatie uit raadswerkgroepen in dit systeem op te nemen).

Eén keer per maand wordt een overzichtelijke rapportage van de LTP naar de griffier gestuurd. De Griffier stuurt het rapport door naar het presidium. Toezeggingenlijst is ook een instrument wat wordt gebruikt. Toezeggingen kunnen ook betrekking hebben op de korte termijn. Alleen toezeggingen voor de wat langere termijn komen in de LTP.

Continu proces

2017 - Rapport uit de la gekomen

Maak op basis van ieder raadsbesluit een stappenplan waarin is vastgelegd op welke momenten de raad terugkoppeling mag verwachten en maak hierbij gebruik van de lange termijnplanning en/of de toezeggingenlijst.

Raadsadviseurs, bestuurssecretariaat of een beleidsmedewerker zorgen ervoor dat die besluiten in de LTP komen te staan. Actiepunt is nog om te bezien hoe dit sluitend wordt. Aan verdere bewustwording wordt gewerkt.

2017 - Rapport uit de la gekomen

Zorg ervoor dat het college bij ieder raadsbesluit binnen een nader afgesproken termijn komt met een stappenplan voor implementatie. Hierdoor komt de raad, met juist gekozen terugkoppel-momenten, meer 'in control' van het implementatietraject. De betrokkenheid van de raad bij de beleidsontwikkeling wordt zo vergroot hetgeen positief kan doorwerken op kaderstelling

De griffie heeft samen met de bestuurssecretaris van het college onder meer de volgende verbeteringen in het format voor een raadsvoorstel doorgevoerd: - de steller moet voortaan in het raadsvoorstel vermelden of het voorstel bijdraagt aan een beleidsdoel uit de programmabegroting. De gedachte achter dit verbeterpunt is dat raadsleden zo beter en vroegtijdiger kunnen sturen op het beleidsdoel en de relatie tussen het voorstel en het beleidsdoel zo inzichtelijk is.- de steller moet voortaan in het voorstel vermelden - wanneer van toepassing - hoe een beleidsnota of project te zijner tijd wordt geëvalueerd, op welke wijze, wanneer en met welke criteria. Het tijdstip van evalueren wordt geplaatst op de Lange Termijn Planning (LTP).

2017 - Rapport uit de la gekomen

Maak beter gebruik van de instrumenten lange termijnplanning (LTP) en toezeggingenlijst. Zorg er voor dat toezeggingen door portefeuillehouders bij de behandeling van rekenkamerrapporten (en ook de vastgestelde stappenplannen) in deze instrumenten worden opgenomen en dat alle raadsleden bekend zijn met deze instrumenten

De griffie plaatst, standaard, toezeggingen van een wethouder, ook een toezegging die hij doet bij de behandeling van een rekenkamerrapport, op de toezeggingenlijst. De desbetreffende bestuursadviseur en de inhoudelijk verantwoordelijk ambtenaar bewaken de afhandeling van de toezegging. Raadsleden en hebben via Notubox toegang tot de actuele toezeggingenlijst en de LTP. Ambtenaren kunnen via het programma Lias de LTP raadplegen. De griffie stuurt de LTP ter bespreking op naar het Presidium.

2017 - Rapport uit de la gekomen

Wees u er van bewust dat deelname aan raadswerkgroepen (het meedenken op operationeel en tactisch niveau en daarmee goed geïnformeerd zijn in technische details) ook het gevaar met zich mee kan brengen dat doelformulering vanuit politieke motieven op strategisch niveau wordt ingeperkt.

Dit blijft een permanent aandachtspunt waarvoor zowel college als raad aandacht moeten hebben. Instellen van raadswerkgroepen is gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Continu proces

2017 - Rapport uit de la gekomen

Als raadsbesluiten over rekenkamerrapporten in uw ogen niet uitvoerbaar zijn, meldt dit dan aan de raad via de daartoe ge-eigende kanalen en werkwijzen. Dit kan bijvoorbeeld door in een bestuurlijke reactienaar aanleiding van een rekenkamerrapport specifiek te benoemen welke conclusies of aanbevelingen wel of niet worden ondersteund. Pas dan is het mogelijk om in discussie met de raad te komen tot betere, scherpere aanbevelingen cq. uit te voeren maatregelen.

Op dit punt zijn wij alert bij de besluitvorming over de onderzoeken.

Continu proces

2017 - Rapport uit de la gekomen

Wees u ervan bewust dat het werken met raadswerkgroepen u niet ontslaat van de plicht om de voltallige raad (op schrift) goed te informeren over de voortgang (van implementatie-trajecten). Een raadswerkgroep is te zien als aanvullend en niet als vervangend voor goede communicatie met de raad.

Dit zijn wij ons bewust.

Continu proces

2018 - Inkoop in zicht

Voer als raad en college het gesprek over de rol van de raad bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Aan deze aanbeveling wordt gewerkt. Besloten is om de focus op dit moment te leggen bij de wensen van de Raad. Naar aanleiding hiervan is contact gezocht met de Griffier om te achterhalen welke vragen de Raad heeft om vervolgens de raadsessie te kunnen faciliteren. Inmiddels heeft het overleg om input op te halen plaatsgevonden. Naar verwachting vindt het overleg met de gemeenteraad plaats op 12 december 2019.

December 2019 overleg gemeenteraad

2018 - Inkoop in zicht

Borg de beleidsconforme uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid door de primaire processen verder uit te werken.

Er is een handboek waarin primaire processen staan beschreven. Op dit moment ondergaat dat handboek een update.

2020

2018 - Inkoop in zicht

Breng in beeld in hoeverre het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijdraagt aan het realiseren van maatschappelijke doelen.

In het gemeentebeleid en het inkoopbeleid is hier veel aandacht voor. Wenselijk is het om ook aan de achterkant te kijken of gemaakte afspraken worden nageleefd. Momenteel wordt vanuit inkoop bijgehouden bij welke aanbestedingen rekening is gehouden met duurzaamheid en SROI en bij diverse projecten wordt een evaluatie uitgevoerd. Voor een verdere verdieping ontbreekt de ambtelijke capaciteit.

2018 - Niet kiezen is ook een keuze

Zorg op korte termijn (in 2018) voor een actueel en volledig meerjarig beleidskader ten aanzien van de gemeentelijke heffingen en bespreek dit met de gemeenteraad van Ede.

In de vergadering van 13 november 2018 is de nota Lokale Heffingen door het college vastgesteld en op 13 december heeft de raad kennis daarvan genomen en de uitgangspunten vastgesteld.

2018 - Niet kiezen is ook een keuze

Onderbouw welke beleidsmatige overwegingen en keuzes ten grondslag liggen aan de vormgeving van een gemeentelijke heffing.

Deze aanbeveling is meegenomen in de nota Lokale heffingen, vastgesteld op 13-12-2018. De onderbouwing over welke overwegingen en keuzes ten grondslag liggen aan de vormgeving van een heffing is hierin zoveel mogelijk verwerkt. (Zaaknummer 103764 )

2018 - Niet kiezen is ook een keuze

Zorg, zoveel als mogelijk, voor een eenduidige en logische relatie tussen de beleidsvoornemens die u ten aanzien van een gemeentelijke heffing hebt geformuleerd en de gehanteerde heffingsmaatstaven- en tarievenstructuur.

In de nieuwe nota is opgenomen dat zoveel als mogelijk en passend binnen onze beleidsuitgangspunten, gezorgd wordt voor een eenduidige en logische relatie tussen onze beleidsvoornemens en de gehanteerde heffingsmaatstaven- en tarievenstructuur.

2017 - ICT met beleid

Zet met betrekking tot de sociale monitor de ontwikkeling door om vanuit de beleidsdoelstellingen te komen tot informatievragen, in plaats van te werken op basis van wat aan informatie beschikbaar is. Dit maakt het sturen op de realisatie van de transformatie in het sociaal domein mogelijk.

Dit heeft vorm gekregen in de Raadswerkgroep Programmabegroting. Mogelijkheid is nog om in kaart te brengen of zij daadwerkelijk informatievragen stellen.

Continu proces

2017 - ICT met beleid

Expliciteer ook voor andere domeinen scherp welke informatie nodig is om te kunnen sturen op de realisatie van de beleidsdoelstellingen binnen die domeinen.

Dit punt is een blijvende actie

Continu proces

2017 - ICT met beleid

Heb met betrekking tot de gemeentebrede ICT en ICT-ondersteuning expliciete aandacht voor de realisatie van de doelen op dit vlak. Dit kan door als raad aan te geven wat bereikt moet worden (kaderstelling).Op dit moment is op organisatieniveau als doel geformuleerd dat een situatie bereikt moet worden die 'op een gemiddeld niveau' is voor lokale overheden en 100.000+ gemeenten. Doelstelling op raadsniveau heeft nog niet expliciet plaatsgevonden en zou concreter kunnen worden geformuleerd.

Expliciete formulering van doelstelling en concretisering op raadniveau blijft beperkt tot de informatie in de paragraaf bedrijfsvoering in begroting en jaarrekening en waar nodig informatie bijeenkomsten.

Continu proces

2017 - ICT met beleid

Laat de raad periodiek informeren over de wijze waarop de doelen worden uitgevoerd en in welke mate de doelen worden gerealiseerd (controleren). Rapportages op dit vlak worden op dit moment niet geagendeerd ter bespreking. Heb hierbij ook oog voor de besteding van ter beschikking gestelde extra middelen om de ontwikkelopgaven te realiseren.

Gebeurt op incidentele basis, bijvoorbeeld in de werkgroep Tooling en klankbordgroep.

Continu proces

2017 - ICT met beleid

Zet met betrekking tot de sociale monitor de ingezette ontwikkeling door zodat de sociale monitor meer zicht geeft op de stand van zaken van de transformatie in het sociaal domein.( Formuleer daarbij zo nodig ook als college zelf aanvullende informatievragen die voortvloeien uit de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de realisatie van de transformatie in het sociaal domein. De raad formuleert vragen vanuit zijn kaderstellende en controlerende rol. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering en kan daardoor ook andere, aanvullende informatievragen hebben.)

Naar aanleiding van dit rapport is de motie Grip op sociaal domein ingediend. Hieruit vloeide een vernieuwde versie van de sociale monitor uit. Deze nieuwe versie verbindt inhoud en geld met elkaar.De sociale monitor is nu een financieel controle-instrument die projectsturing en verantwoordingsinformatie een impuls kan geven. Daarnaast biedt het inzichten in geldstromen en wordt dit gekoppeld aan de programmabegroting.

Continu proces

2017 - ICT met beleid

Stuur op het verbeteren van de sturings- en verantwoordingsinformatie voor het gehele sociaal domein. Geef daartoe vervolg aan het project sturings- en verantwoordingsinformatie sociaal domein (bestuursopdracht) en borg daarbij de betrokkenheid van het college, bijvoorbeeld in de vorm van een stuurgroep.

Op 18 april is er een themabijeenkomst gehouden over de nieuwe stijl van de Sociale Monitor. Hierin is besproken op welke manier we bezig zijn met de informatie voorziening.  Deze themabijeenkomst is voorbereid in een voorbereidingsgroep.De coördinerend wethouder sociaal domein wordt periodiek geïnformeerd en ééns per kwartaal is er een bestuurlijk overleg. De einddatum voor dit project is gezet op 31 december 2020.

31-12-2020

2017 - ICT met beleid

Analyseer of de beleidsondersteunende informatievoorzieningen voor andere domeinen op orde zijn.

Het Kenniscentrum verzamelt van verschillende indicatoren informatie die op basis van begrotingspunten weergegeven worden. Dit kan altijd beter en er zijn werkgroepjes bezig om deze indicatoren te vernieuwen en actualiseren. Als voorbeeld de Omgevingswet, dit is een grote nieuwe taak waarnaar op dit moment door middel van onderzoek gekeken wordt wat we  moeten weten voor het maken van beleid. Dit wordt vertaald naar welke informatie nodig is en welke data daar bij hoort.

2017 - ICT met beleid

Betrek de omgeving (inwoners, maatschappelijke organisaties en aanbieders) bij de totstandkoming, doorontwikkeling en het gebruik van beleidsondersteunende informatievoorziening

Op dit moment worden inwoners betrokken. Één keer in de twee jaar komen inwoners aan het woord. Wat betreft het betrekken van maatschappelijke organisaties, deze leveren ook data aan ons maar er wordt niet samengewerkt aan het verzamelen van data. Voor het Cliënttevredenheidsonderzoek is het verplicht om samen te werken en data uit te wisselen. Tegenwoordig is steeds meer mogelijk op het gebied van het combineren van datasets. Het combineren geeft een nog mooier beeld en doen we zoveel mogelijk met onze data.Kanttekening: tegenwoordig is het steeds lastiger om inwoners te vinden die mee willen doen. Het streven is naar een zo hoog mogelijke respons om een zo representatief mogelijk beeld te krijgen.

2017 - ICT met beleid

Stuur met betrekking tot de gemeentebrede ICT en ICT-ondersteuning op de realisatie van het Verbeterplan l&A en de ICT roadmap op een zodanige wijze dat de vastgestelde doelen worden gehaald en dat in 2019 het niveau van ICT en ICT-ondersteuning op een zodanig niveau is dat de keuze kan worden gemaakt of, en zo ja welke werkzaamheden worden uitbesteed. Op dit moment hangt deze vraag boven de organisatie.

In de afgelopen jaren is een groot deel van de Roadmap gerealiseerd. Tegelijkertijd heeft de buitenwereld niet stilgestaan. Toenemend datagebruik, toenemende druk op security, en o.a. de AVG zorgen ervoor dat een nieuw plan nodig is. Dit wordt in 2019 opgesteld. Door de externe ontwikkelingen is het beeld  over uitbesteding nog niet helder. Wel is helder dat op basis van de I-Visie gestuurd wordt om de oplossing onder te brengen bij de Cloud of SAAS, mits het onderbrengen binnen de gemeente moet.Door deze ontwikkeling verandert het werkveld van I&A binnen de gemeente van uitvoering naar regie en hebben we minder specifieke kennis over systemen nodig.

Continu proces

2017 - ICT met beleid

Informeer de raad proactief en periodiek over de uitvoering en de realisatie van de doelen met betrekking tot ICT en ICT-ondersteuning. Geef hierbij inzicht in de wijze waarop de extra ter beschikking gestelde middelen worden besteed.

De raad wordt middels de paragraaf Bedrijfsvoering in de programmarekening en programmabegroting tweemaal per jaar geïnformeerd over de voortgang en ontwikkelingen binnen de ICT. Daarnaast wordt in overleg met betrokken portefeuillehouder de Raad geïnformeerd over specifieke onderwerpen. De raad is in afgelopen periode geïnformeerd over de i-Visie en daarmee ook over de Roadmap. In het najaar van 2019 volgt een Ontwikkelperspectief I&A , waarin we terugblikken op de voorgaande ontwikkelfases, de middelen die daarin zijn toegekend en wat deze dan wel of niet hebben opgeleverd.

Najaar 2019

2017 - ICT met beleid

Draag zorg voor een passende organisatiestructuur die helpt bij de realisatie van het Verbeterplan l&A en de ICT roadmap (bestuursopdracht). Maak hierbij gebruik van een programmatische aanpak waarbinnen projectmatig wordt gewerkt. Borg daarbij bestuurlijke betrokkenheid, bijvoorbeeld door middel van een stuurgroep.

In 2015 is de organisatiestructuur aangepast bij de inrichting van het Cluster Dienstverlening en Bedrijfsvoering. Hierin zijn beleid en uitvoering gesplitst in twee afdelingen, waarbij het hoofd van de beleidsafdeling tevens Chief Information Officer (CIO) is. Naar aanleiding van het rekenkamerrapport is de span of control bij afdeling BIAS (uitvoering) verlaagd. Naast de afdelingsmanager zijn er twee teamleiders aangenomen waarvan éen tijdelijk voor twee jaar (tot eind 2019). Naar verwachting is dan het huis op orde en is één teamleider voldoende. Daarnaast is de ICT Governance aangepakt waardoor de projecten een verhoogde betrouwbaarheid hebben en het traject beter (bij) te sturen is. Door middel van deze stuurgroep wordt gerapporteerd over de voortgang van projecten. Ook wordt er elk kwartaal gecommuniceerd over de projecten die op de planning staan.

Continu proces

2019 - Uitvoering jeugdhulp op koers?

Verplaats de focus naar de 0-de lijn en naar preventie.

We ontwikkelen in 2019 en begin 2020 een actieprogramma voor het versterken van de sociale basis in Ede. In dit actieprogramma gaan we onze inzet en instrumenten (denk aan subsidies) in de sociale basis beoordelen op of zij bijdragen aan de transformatie; ruimte creëren voor innovatie; werkwijzen (intern) / opdracht (extern) ontwikkelen voor het nadrukkelijker betrekken of opbouwen van het informele netwerk bij het vinden van een oplossing op een zorgvraag.

Medio 2020

2019 - Uitvoering jeugdhulp op koers?

Zorg dat de kosten van de jeugdzorg beter beheerst worden.

Het nieuwe jeugdbeleidsplan is voor de gemeente en partners richtinggevend voor de verdere transformatie en draagt bij aan het realiseren van een duurzaam financieel perspectief.

Continu proces

2019 - Uitvoering jeugdhulp op koers?

Versterk de systematische evaluaties en het datagedreven werken.

We werken aan het mogelijk maken van datagedreven sturing. Dit doen we bijvoorbeeld bij de sociale monitor en door de ontwikkeling van nieuwe rapportages in het sociaal domein. Deze nieuwe rapportages stellen ons in staat om informatiegericht besluiten te kunnen nemen.

31 december 2020

2019 - Uitvoering jeugdhulp op koers?

Geef concreter richting aan het jeugdhulpbeleid.

We concretiseren het beleidsplan Jeugd & Onderwijs 2019-2022 aan de hand van een uitvoeringsplan, waarin staat opgenomen welke doelen, resultaten, indicatoren en streefwaarden van toepassing zijn. Het uitvoeringsplan wordt samen met partners opgesteld.

Najaar 2019

Index

Loopt

Niet voldaan

Nog niet gestart

Gedeeltelijk voldaan

Afgerond